Huisvesting en gebouwen

Huisvesting en gebouwen geven handenvol werk aan oversten en hun raad, economen, adviseurs en medewerkers van het religieus instituut. In de fase van voltooiing is het raadzaam dit werk en de zorg die ermee gepaard gaat, zo veel mogelijk te beperken. Dit kan meestal het beste door gebouwen te verkopen.

Achtereenvolgens zullen de volgende zaken aan bod komen:

  • het maken van een plan voor de gebouwen
  • de gang van zaken rond de verkoop van een klooster
  • toestemming van de H. Stoel voor verkoop
  • de kapel
  • de begraafplaats

Een plan voor huisvesting en gebouwen

Als een religieus instituut nog diverse gebouwen in eigendom heeft, en verwacht die gebouwen in de loop van de komende tien jaar een voor een af te stoten, moet er een goed plan worden opgesteld. Op die manier hoeft niet steeds opnieuw te worden bekeken wat er moet gebeuren, maar kan er steeds op het vastgestelde plan worden teruggegrepen.

Elementen van een planning voor de toekomst van huisvesting en gebouwen

  • In welke volgorde moeten de gebouwen worden vervreemd, en welk gebouw blijft als laatste over?
  • Aangezien ouderen steeds langer zelfstandig moeten blijven wonen: hoe kunnen we zorgen dat onze kloosters geschikt blijven voor zeer oude bewoners?
  • Willen we de verpleegbehoeftige leden in eigen huis laten blijven, of willen we hen toevertrouwen aan een instelling elders?
  • Wat doen we met een speciaal gebouw? Wat doen we met het moederhuis?
  • Als het laatste huis te groot is voor het aantal leden, willen we dan niet-leden opnemen in huis, of een deel ervan vervreemden of afbreken?
  • Hoe kunnen we een bijzonder kloostergebouw een goede nieuwe bestemming geven? Wie kan daarbij helpen?
  • Hoe te handelen met de kapel van een te vervreemden gebouw?
  • Wat te doen met de begraafplaatsen?

Overleg over het huisvestingsplan

Aangezien het vervreemden van gebouwen meestal gevoelige materie is bij de leden, is het van belang goed over het huisvestingsplan te overleggen. In de overlegfase zijn er de volgende stappen te nemen:

  • intern overleg van overste, raad en vaste adviseurs
  • de leden van het instituut krijgen de gelegenheid om hun inbreng te leveren
  • deskundigen van buiten worden geraadpleegd op specifieke punten: ouderenhuisvesting, zorg, verbouwing / nieuwbouw, herbestemming, financiering, wet- en regelgeving, begraafplaatsen (SBBRI), ...
  • andere religieuze instituten kunnen hun ervaringen delen

Besluitvorming over het huisvestingsplan

Een toekomstplan voor alle gebouwen van het instituut moet gedragen worden door de leden. Daarom is het goed om het toekomstplan in te brengen in het kapittel. Zo wordt voorkomen dat een eventueel opvolgend bestuur opnieuw moet gaan nadenken over de toekomst van de gebouwen.

Als er geen kapittel meer wordt gehouden, is het goed de leden op een andere manier mee te laten beslissen.

Uitvoering huisvestingsplan

Let bij de uitvoering op de volgende punten

  • Neem deskundige en betrouwbare adviseurs in de armen
  • Let op benodigde toestemmingen
  • Let op termijnen binnen welke iets moet zijn gebeurd: houd uzelf eraan en houd ook anderen eraan
  • Zorg voor goede en duidelijke contracten

De verkoop van een klooster

De vervreemding van een gebouw is een handeling van buitengewoon beheer. Daarvoor moet de gebruikelijke procedure voor handelingen van buitengewoon beheer worden gevolgd. Deze is in het eigen recht (Constituties of Statuten) beschreven. Ook geldt hier de bekende c.638 §3: er is schriftelijk verlof van de bevoegde Overste nodig, met instemming van haar/zijn Raad; en bij een waarde van het te vervreemden goed die hoger is dan een bepaalde waarde, is ook nog toestemming van de H.Stoel nodig. Tenslotte geldt voor religieuze instituten van diocesaan recht ook nog c.638 §4, die stelt dat er verlof nodig is van de plaatselijke Ordinaris.

Toestemming van de H. Stoel

De toestemming van de H. Stoel moet worden gevraagd bij verkoop van een gebouw dat getaxeerd wordt op meer dan 2½ miljoen euro. Dit bedrag is vastgesteld door de Nederlandse bisschoppen­conferentie. De taxatiewaarde is bepalend; ook als het goedkoper wordt verkocht, moet toestemming worden gevraagd. Er moeten twee taxaties overlegd worden. Een daarvan kan de WOZ-waarde zijn.

Voor de aankoop van een gebouw hoeft geen toestemming te worden gevraagd.

Speciale aandacht voor de kapel

De kapel van een klooster heeft een aparte status. Als het klooster wordt verkocht en de kapel niet langer als zodanig zal dienen, moet de kapel aan de eredienst worden onttrokken. Dit gebeurt door de bisschop. Herbestemming van de kapel is toegestaan voor "profaan en niet onwaardig gebruik" (c.1222). De Nederlandse bisschoppenconferentie heeft dit in 2008 uitgewerkt in een Beleidsdocument. De verkopende partij moet in het koopcontract bepalingen op laten nemen die ervoor kunnen zorgen dat de herbestemming van de kapel waardig is en blijft.

Bijlage: Het kerkgebouw als getuige van de christelijke traditie (Nederlandse bisschoppenconferentie 2008)

De begraafplaats

Voor advies over een plan voor de begraafplaats(en) van een religieus instituut kan de Overste contact opnemen met de Stichting Beheer Begraafplaatsen Religieuze Instituten (SBBRI). Deze is bereikbaar via het KNR-Bureau.